Nebenkostenabrechnung: der vollständige Leitfaden

Mit der Nebenkostenabrechnung – juristisch Betriebskostenabrechnung – rechnet der Vermieter die laufenden Kosten des Hauses mit dem Mieter ab. Der Mieter zahlt dafür monatliche Vorauszahlungen; am Ende des Abrechnungszeitraums wird verglichen, was tatsächlich angefallen ist.

Ergibt sich ein Fehlbetrag, ist eine Nachzahlung fällig; hat der Mieter zu viel gezahlt, bekommt er ein Guthaben zurück. Abgerechnet werden darf nur, was im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Ist stattdessen eine Pauschale vereinbart, gibt es keine Abrechnung.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 ist das der 31. Dezember 2026.

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden. Den Zugang muss im Streitfall der Vermieter beweisen – sicher sind etwa die persönliche Übergabe mit Zeugen, ein Bote oder ein Einwurf-Einschreiben.

Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (etwa weil der Versorger seine Rechnung verspätet geschickt hat). Ein Guthaben muss er dem Mieter auch nach Fristablauf auszahlen.

Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er in der Regel bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen.

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 BGB). Meist ist es das Kalenderjahr; ein anderer Zwölfmonatszeitraum ist möglich, sollte aber gleich bleiben.

Zieht ein Mieter mitten im Jahr ein oder aus, wird ihm nur der Zeitraum seiner Mietzeit zugerechnet – in der Regel taggenau. Die Kosten für die übrigen Tage trägt der Nachmieter oder, bei Leerstand, der Vermieter.

Umlagefähig sind die laufenden Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – vorausgesetzt, der Mietvertrag sieht die Umlage vor. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt in der Regel. Die 17 Kostenarten:

• Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung (Schmutz- und Niederschlagswasser)
• Betrieb der Heizungsanlage
• Betrieb der Warmwasserversorgung
• Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
• Personen- oder Lastenaufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (Allgemeinstrom für Flur, Keller, Außenlicht)
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung (z. B. Wohngebäudeversicherung)
• Hauswart
• Gemeinschaftsantenne bzw. Breitbandnetz (Kabelfernsehen seit dem 1. Juli 2024 in der Regel nicht mehr umlagefähig)
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten – nur, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind (z. B. Dachrinnenreinigung, Prüfung von Feuerlöschern)

Nicht umlagefähig sind insbesondere:

• ×Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto)
• ×Instandhaltung und Reparaturen
• ×Rücklagen für spätere Maßnahmen
• ×Bankgebühren und Finanzierungskosten
• ×Kosten, die nur durch Leerstand entstehen

Der Umlageschlüssel (auch Verteilerschlüssel) bestimmt, welcher Anteil der Gesamtkosten auf eine Wohnung entfällt. Was im Mietvertrag vereinbart ist, gilt. Fehlt eine Vereinbarung, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB); Kosten, die nach erfasstem Verbrauch entstehen, nach dem Verbrauch.

• Wohnfläche: der Standard, z. B. für Grundsteuer und Versicherung
• Personen: häufig für Müll oder Wasser ohne Zähler – die Personenzahl wird taggenau gewichtet
• Wohneinheiten: gleicher Anteil je Wohnung, z. B. für die Briefkastenanlage
• Verbrauch: nach Zählerständen, z. B. für Wasser mit Wohnungswasserzählern
• Direkt: Kosten, die nur eine Wohnung betreffen

Wichtig: Anteile, die auf leerstehende Wohnungen entfallen, trägt der Vermieter; sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss eine formell wirksame Abrechnung mindestens enthalten:

• eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• die Angabe und – wo nötig – Erläuterung der Verteilerschlüssel
• die Berechnung des Anteils des Mieters
• den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Fehlt einer dieser Bestandteile, kann die Abrechnung formell unwirksam sein – dann läuft die Frist weiter. Reine Rechenfehler machen die Abrechnung dagegen in der Regel nur inhaltlich falsch; sie können korrigiert werden, zulasten des Mieters aber nur innerhalb der Abrechnungsfrist.

Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten sind nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche (§ 7 HeizkostenV). Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil in der Regel um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Bei Gas- und Ölheizungen kommt seit 2023 die Aufteilung der CO₂-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz hinzu. Die Verbrauchswerte liefert meist ein Messdienst (z. B. ista, Techem, Brunata), dessen Abrechnung Sie übernehmen.

Eine Nachzahlung wird fällig, sobald der Mieter die Abrechnung erhalten und eine angemessene Zeit zur Prüfung gehabt hat – in der Regel werden etwa 30 Tage als angemessen angesehen. Ein Guthaben zahlt der Vermieter aus oder verrechnet es, wenn offene Mieten bestehen.

Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die monatlichen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Der Mieter darf die Originalbelege einsehen, also die Rechnungen und Verträge, auf denen die Abrechnung beruht. Die Einsicht findet in der Regel am Sitz des Vermieters oder der Verwaltung statt; Kopien gibt es gegen Kostenerstattung. Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, darf der Mieter die Nachzahlung in der Regel zurückhalten. Tipp: Belege jahrgangsweise geordnet aufbewahren.

Ansprüche auf Nachzahlung oder Guthaben verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist (§ 199 BGB). Beispiel: Zugang im Mai 2026 – Verjährung mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Für Mieter: Anteile an haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen – etwa Hausreinigung, Gartenpflege oder Hauswart – können nach § 35a EStG steuerlich geltend gemacht werden. Es hilft, wenn die Abrechnung diese Beträge gesondert ausweist.

Für Vermieter: Betriebskosten sind Werbungskosten, Umlagen und Vorauszahlungen sind Einnahmen in der Anlage V. Für Ihre konkrete Situation fragen Sie bitte eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Bevor die Abrechnung rausgeht, lohnt ein kurzer Check:

• Abrechnungszeitraum höchstens 12 Monate?
• Zugang beim Mieter rechtzeitig und nachweisbar?
• Nur Kostenarten, die im Mietvertrag vereinbart und umlagefähig sind?
• Gesamtkosten je Kostenart angegeben?
• Verteilerschlüssel genannt und nachvollziehbar?
• Ein- und Auszüge taggenau berücksichtigt?
• Leerstand beim Vermieter, nicht bei den Mietern?
• Heizkosten nach Verbrauch (50–70 %)?
• Vorauszahlungen abgezogen?
• Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben) klar ausgewiesen?